|
b) Objectius terminals. Interpretar l'estructura funcional i organitzativa i els fluxes d'informació de diferents tipus d'empreses i d'entitats de diversos sectors de l'activitat econòmica. Relacionar l'organigrama funcional d'una organització amb els paràmetres de la titularitat, la forma jurídica, la dimensió i els tipus d'activitat. Identificar les dades personals completes de l'emissor, del destinatari i les característiques de la demanda d'informació o del document, ja sigui documental, presencial o telefònica. Interpretar el contingut i l'abast de la informació rebuda o demanada, oralment o per escrit, i el tractament que cal donar-li segons la naturalesa del fet que es tracti. Adaptar el missatge i la imatge personal al context i a la situació, segons els procediments interns establerts. Resoldre les demandes d'informació, formulades per telèfon o directament, amb una resposta immediata o diferida a altres persones, segons la complexitat del tema. Elaborar el procés de recepció, de registre i de distribució de la correspondència rebuda o emesa, segons les normes internes establertes. Redactar cartes, comunicats interns i altres documents d'ús habitual en les dues llengües oficials, amb precisió, claredat i adequació al receptor i al context. Fer la documentació administrativa general i bàsica, amb mitjans informàtics i convencionals, en el temps i la llengua demanats. Dissenyar formats estàndards per a documents d'ús habitual en mitjans informàtics, seguint les instruccions rebudes. Identificar els criteris de seguretat, de confidencialitat, de conservació i d'accés a la informació que s'apliquen en els sistemes d'arxiu. Relacionar els diferents tipus d'arxiu, els criteris universals de classificació i els mitjans i equips d'oficina que salvaguarden la informació amb les característiques dels documents i/o organització. Determinar la documentació que s'ha d'arxivar, la de fàcil accés, la d'ús restringit i reservat, i els mitjans tècnics més adequats, segons les normes legals i les internes de l'organització. Comprovar l'arxiu correcte dels documents, la identitat de les persones que hi accedeixen, les dates límit de devolució segons les normes establertes. Comprovar i corregir, de forma sistemàtica, els errors detectats en la documentació i en les cartes elaborades amb diligència i autonomia. Utilitzar els mitjans de telecomunicacions propis d'una d'oficina, per a la recepció i emissió de missatges, consultes i documents. Seleccionar l'aplicació informàtica, gestor de bases de dades, processador de textos, utilitats, full de càlcul electrònic, en funció del tipus d'informació a tractar i de l'ús que se n'ha de fer. Identificar les normes i els processos que s'han de seguir per mantenir actualitzada la informació registrada i les còpies de seguretat, segons les normes d'ús establertes. c) Continguts de fets, conceptes i sistemes conceptuals. 1. L'empresa i el seu entorn: Entorn econòmic elemental. L'empresa: concepte, funcions i tipus d'empresa. Formes jurídiques: aspectes i característiques bàsiques. Organització de l'empresa: concepte, principis i models. Departaments i àrees funcionals tipus en l'empresa pública i privada. Les comunicacions en l'empresa: internes, externes. 2. Transmissió d'informació, les comunicacions: Els elements de la comunicació: emissor, receptor, canal, codi i missatge. El llenguatge: verbal, no verbal, explícit, implícit. El contingut de la comunicació. Les barreres: paràsits, superfluïtat, rutina, sobrecàrrega, argot de l'expert. Les modalitats: segons l'estructura, el canal de transmissió, l'abast i la direcció. Telecomunicacions: telèfon, fax, teletext, telemàtica. Tendències de futur 3. La paraula i el gest: Comunicació no verbal: l'expressió corporal i els sentits. Comunicació verbal: el discurs, la conversa, el diàleg i l'entrevista, la comunicació en grup (taula rodona, la reunió, dinàmica de grup, el debat). Comunicació professional: atenció presencial i telefònica; formes i normes. 4. La comunicació escrita: Terminologia específica, abreviatures i tractaments en el llenguatge administratiu. Tipus de comunicació: interna, externa, privada, mercantil. La carta: tipus i estructura. Documents administratius bàsics: la instància, l'ofici, el certificat, el saluda. Altres tipus de comunicacions interiors i personals: avís, memoràndum, currículum. Impresos i documents generals de caràcter públic i privat. Registres de la correspondència: contingut i procés. 5. Tractament de la informació i l'arxiu: Normativa legal. Classificació i ordenació: criteris. Registres i arxius. Manteniment i conservació. Mitjans, convencionals i informàtics, de tractament d'informació. Accessibilitat i dret a la informació. Seguretat de la informació. d) Continguts de procediments. 1. Tractament informàtic de dades: Recopilació de la informació. Integració de la informació. Selecció de l'aplicació adequada. Creació de l'estructura. Introducció de la informació. Emmagatzematge. Edició i difusió. 2. Producció de cartes i altres comunicacions: Concreció de la finalitat de l'escrit. Recollida d'informació complementària. Organització de la informació i de les idees. Preparació del guió, esquema i disposició de l'escrit. Selecció del mitjà i del suport. Redacció. Revisió i correcció de l'ortografia, de la sintaxi i d'estil. 3. Comunicació telefònica i d'atenció al públic: Identificació del demandant. Interpretació del missatge. Determinació de l'estràtegia de relació i de l'estil comunicatiu. Obtenció de la informació complementària. Emissió, informació o canalització del missatge a altres persones. 4. Ordenació de la documentació rebuda i emesa: Identificació del tipus de document i dels criteris de classificació. Determinació de la codificació. Agrupació de la documentació segons la tipologia. Registre informàtic o convencional. Arxiu en el mitjà i en la forma requerida. Distribució al destinatari. 5. Manteniment de dades i d'informació (en suport convencional i informàtic): Identificació d'allò que s'ha d'actualitzar. Interpretació de les normes d'arxiu tant internes com externes. Selecció del suport de dades (convencional o informàtic). Actualització de les variacions en les dades i/o documents. Verificació de les variacions. 6. Registre de la documentació rebuda i emesa: Anàlisi del contingut i del tipus de document. Identificació de les dades. Selecció del mitjà i del suport. Realització del registre. Emissió. e) Continguts d'actituds. 1. Optimització del treball: Eficiència en l'ordenació i la classificació de la informació per tal de facilitar-ne l'accés. 2. Ordre i mètode de treball: Seqüència i ordenació, d'acord amb les normes, de les diferents fases de cada acció. Prioritat, per importància i/o urgència, en el manteniment dels bancs d'informació. Pulcritud en l'execució i la presentació dels documents, cartes comercials i altres treballs, tant pel que fa al seu disseny com a la correcció gramatical i a l'adequació d'estil. 3. Compromís amb les obligacions associades al treball: Puntualitat en el lliurament, la recollida o la reclamació de la documentació d'un banc d'informació. Conservació de la informació i de les dades contingudes en un banc d'informació. Compliment de les normes establertes per a l'ordenació, classificació i cura de la documentació d'un banc d'informació. 4. Interès per les relacions humanes: Cordialitat, respecte i amabilitat en el tracte amb les persones que demanen d'informació. Tractament no discriminatori en les situacions en què es tracti i s'atengui persones. Interès pel missatge i per l'interlocutor en la demanda d'informació. 5. Comportament personal adequat a la situació: Cura de la imatge personal en les funcions d'atenció al públic i relació amb altres persones. 6. Qualitat del treball: Diligència en l'atenció del públic. Rapidesa en la resolució de les qüestions plantejades en ser demanada qualsevol informació.
Rapidesa en el manteniment de les dades i documents
en els bancs d'informació per tal de que estiguin actualitzats
en el menor espai de temps possible. |
